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商务谈判会议场地布置要求

2019-09-03

商务谈判是一场精神与身体的角逐,对于谈判的双方来说,舒适的环境布置可以有效的减少对于心理压力上的影响,而其主要的因素包括了嘈杂的环境,极不舒适的座位,谈判房间的温度过高或过低,不时地有外人搅扰,环境陌生而引起的心力交瘁感,以及没有与同事私下交谈的机会等等。,商务谈判会议场地布置要求,就是要解决上述的问题

1、光线。可利用自然光源,也可使用人造光源。利用自然光源即阳光时,应备有窗纱,以防强光刺目;而用人造光源时,要合理配置灯具,使光线尽量柔和一点。

2、声响。室内应保持宁静,使谈判能顺利进行。房间不应临街临马路,应不在施工场地附近,门窗应能隔音,周围没有电话铃声、脚步声、人声等噪音干扰。

3、温度。室内好能使用空调机和加湿器,以使空气的温度与湿度保持在适宜的水平上。温度在20 ℃ ,相对湿度在40 % ~60 % 之间是合适的。一般的情况下,也至少要保证空气的清新和流通。

4、色彩。室内的家具、门窗、墙壁的色彩要力求和谐一致,陈设安装应实用美观,留有较大的空间,以利于人的活动。

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5、装饰。用于谈判活动的场所应力显洁净、典雅、庄重、大方。宽大整洁的桌子、简单舒适的座椅(沙发) ,墙上可挂几幅风格协调的书画,室内也可装饰适当工艺品、花卉、标志物,但不宜过多过杂,以求简洁实用。

明确会议场地时间、地点、规模等信息。这几点是一场会议举办的基本要素,明确时间是为了和场地方确认好档期,明确地点是为了精准的找到合适的酒店场所,而明确规模则是为了场地的尺寸、布置等条件的确定;

确定会议布局方式。目前常用的会议摆放方式包括舞台式、圆桌式、指挥式、复合式、宴会式等,根据会场的大小、会议规模以及会议形式,确定不同的会议布局;

寻找合适的场地,查询档期和报价。在确认了众多会议要素之后,接下来就是按照要求寻找场地供应商。供应商分为两种,直接供应商和间接供应商,直接供应商是指酒店、场地的直接拥有者或销售人员,间接供应商则是指会务公司、会场搜索预定网站,两者各有利弊。但往往与直接供应商联系较为繁琐,间接供应商一般都可以提供完善便利的服务,当然,如何权衡还是要看大家的看法啦!

支付定金,签订合同,完善要求。确定好满意的场地后,即可与场地方的对接人员签订会场租赁合同,并支付相应的定金,记得完善好终的服务信息和相关配备要求哦,祝大家都能圆满举办一场活动会议!


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