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活动策划执行要如何进行管理

2020-04-01

  任何活动都有它的节奏和过程。作为一家活动策划公司,它必须妥善安排。所有细节都需要事先组织和准备。策划公司应该对活动进行周密的统筹安排,这是活动成功举办的前提保证,因为它可以使人们对活动的结束时间和各项任务的时间要求进行合理的优先排序和安排。


  活动的组织分为两个方面:活动的总体安排和工作任务的安排。


  活动策划公司确定了客户目标、活动目标和活动方式后,编制了成本清单和初步预算,并收到了一系列事项,包括合同模板的条款、条件和付款要求等。应开始将合同中确定的时间表和物流添加到活动时间表中,这将成为所有参与者——活动计划员、公司活动计划团队和供应商——开展工作的起点,即正式活动总体安排。随着活动的逐渐发展,必要的变化是不可避免的。活动的要素要么增加,要么减少,要么更新。时间要求可能会意外改变。随着新情况的出现,供应商要求和活动要求的变化,不断更新您的整体活动安排。应该注意的是,在更改活动的总体安排时,应该标记更改的序列号和日期,就像更改成本清单一样,以便活动计划公司可以清楚地了解每个人是否都在使用相同版本的活动总体安排。


  组织要有序,要关注细节,这是组织活动获得良好效益的两个重要的因素。因此,决定开展活动后的第一步是制定活动计划,作为活动总体安排的基础。


  在安排活动的整体时保留日历,并充分考虑举办日期、所有演员和其他不同的日程安排。请记住,活动已经开始,由于某些细节的变化,仍然存在被动的情况。因此,在日历上,你应该严格规定你将在哪一天完成,不要忽视。活动的期限也应该在活动元素中设定,否则你可能会欣赏多米诺骨牌效果的力量。本来,一件不涉及人的眼睛的小事会产生难以想象的重大影响。我记得去年举行龙岗汽车城的开幕式时,车主在一刻不得不改变座位安排顺序,导致没有时间进行检查。结果充满了漏洞和尴尬的场面:桌椅搬运在此过程中因不专业人员搬运而损坏。那时,四张桌子和椅子不见了。备用的桌子和椅子被放在他们的仓库里,所以他们离得很远,在那个时候没有搬进来。如果你事先知道订单需要更改,这种尴尬怎么会发生呢?幸运的是,它不影响活动过程。在与客户、供应商和一线计划人员会面之前,一切都应该安排妥当。根据计划,预备会议应安排在设备安装之前搬运,以便所有参与者都有时间对相关细节进行检查,并找出一些可以预见的缺陷。

活动策划执行要如何进行管理

  工作安排中还应注意一些问题。正如作家有自己的剧本和作曲家自己的乐谱一样,活动策划人也应该有自己的工作时间表。这就像一个美丽的故事,包括一个精彩的开始,中间和结尾。所有的执行团队都应该有这样的工作单,同时有不同的分工,但是任务可以同时完成。这样,犯错误的概率大大降低,并且一些个人主观偏差可以被消除,从而减少灰色区域和缺陷的发生。对细节的关注往往会产生神奇的效果。


  工作时间表是一份工作指南,它可以清楚地解释合同的具体内容,并通过列出项目来显示内容,涵盖各方就运营成本达成一致的所有要素,以及他们希望如何按照您期望的方式和活动风格安排活动。工作时间表可以确保所有的安排都由你决定,而不是你的供应商。


  选择正确的日期是活动成功的重要因素之一。除了确保大多数志愿者能够参加,在选择活动日期时还应考虑其他因素。例如,在活动日期前后是否安排了其他活动?如果业主邀请的一些客人想带孩子,活动日期应尽快在学校的晚上举行。客人们也不能呆得太晚,因为他们明天要去上班。把活动安排在周末可能更合适。作为一个计划者,有一次业主不得不在元宵节后安排年会。每个人看上去都无精打采的,在参加年会时匆忙结束了会议。这种日程安排是不合适的:连续两个忙碌而激动人心的夜晚之后,人们会感到疲倦,年会的出席率也会受到影响。此外,在制定计划之前,应考虑季节性因素。例如,五月和十月有许多婚礼,学校在九月开学,通常在十一月和十二月有一个接一个的大大小小的节日。


  作为一家活动规划公司,活动规划公司有责任规划活动的总体规划和时间安排。不要期望供应商打电话通知你某个截止日期即将到来。这种情况很少见,合同也没有规定供应商有义务。计划公司必须计划进度、截止日期和相关工作。一旦活动的总体安排就绪,一切就可以一步一步地顺利进行。花在活动整体安排上的时间和精力永远不会白费。它们将结出许多果实,并将被详细列入工作安排的时间表。活动和时间的安排可以说是一举两得。



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