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活动策划时必须执行哪些

2020-08-18

  对于一些不知道这个行业的人来说,他们不知道在计划活动时该做什么。让我们谈谈计划活动时必须做的一些事情。


  一、规划层面


  根据甲方意图和自身优势选择时间、地点、形式、规模和参与者。与甲方反复协商确认。


  1.时间:根据活动的推广节点和主要人物的日程安排选择日期和时间。


  2.对于高端商务活动,选择五星级酒店或高级会所,如突出艺术品位,也可选择设计艺术酒店、画廊、酒吧等。如果没有特殊要求,不推荐室外活动,因为天气因素影响太大,应考虑走廊、灰色空间等半室外场地,需要室内解决方案。


  3.规模:根据甲方需要,大品牌推广可在体育场举办数千场普通品牌推广的音乐会等活动。


  4.形式:如果目标是品牌推广,可以是单向沟通,主要是在舞台上,甲方指定的人员可以进行讲座和演示,或者添加论坛链接邀请甲方品牌的相关人员,如学者、媒体人士和客户代表,与甲方品牌的相关人员,如学者、媒体人士和客户代表进行交流。


  第二,客户层面


  1.应提前2-4周通过电话、短信、微渠道微博、APP通知、海报和其他形式向客户提供大广度和深度的请求。


  2.在活动前一周确认初步的客人名单,并再次联系客户确认是否来。


  3.在活动前3天确认客人名单,并再次联系客户确认是否。


  4.在活动前一天确认列表,并再次联系客户以确认是否。


  5.那天,客人们热情地发短信提醒他们时间、地点、流程、天气和着装要求。


  第三,实施层面


  1.场地确认:尽快确认场地并签署场地租赁协议。


  2.餐桌风格:大圆桌、小圆桌、大西式长桌(约30人)、小西式长桌(约6人)、餐桌风格、剧场风格、U型、背型等。确保桌椅的数量和质量(样式、材料、包装等))满足要求。


  3.准备阶段:确定舞台建筑的尺寸、高度和地面材料,并在活动前一天完成施工。


  4.舞台背景:发光二极管确认丝网印刷或背景板确认设计草案,这需要在活动前几天确认,以确保当天顺利生产和安装。


  5.音频设备:确认音频控制台、电源盒、电线、线槽板、连接电缆、音频、麦克风(手持、鹅颈、头戴式等)。)、麦克风架、电脑等设备在活动开始前5小时到位,并在活动开始前2小时已调试完毕。


  6.照明设备:确保灯光控制单元、照明架、各种灯具、电源线和其他设备处于适当的位置,一个数字是5小时,调试是在活动开始前2小时。


  7.后台:演员的着装、穿衣和等候空间。这个原则是为了提升上下两个层次,而不是让演员通过观众来演,也就是说,当观众看不到的时候。大型演出,电梯之类的。


  8.贵宾休息室:如有必要,您需要考虑移动贵宾线、服务人员、茶水和小吃、鲜花等安排。


  9.车辆:确认贵宾接送、客人车辆路线、停车位、安全指引等事宜。


  10.活动开始前一个小时,所有的演员都就位了,活动开始前半个小时,所有的化妆都完成了。


  11.欢迎礼仪:将在活动开始前两个小时和活动建模前一个小时完成。


  12.过程控制:提前准备并向相关人员分发总结(执行表)。模板如下:


  13.舞台监督可以被认为是确保舞台上的一切都按照剧本进行的人,而不是主持人出现时不出现的人。


  14.控制台:每个活动都必须有一个“控制台”,而总控制器是活动的“总控制器”。总控不会在网站上跑去找一个大家都能找到你的地方。在活动正式启动之前,甲方总控制站处于受欢迎的位置。毕竟,顾客是活动中重要的组成部分。


  第四,材料


  1.活动开始前1-3天,所有材料都已制造并安装完毕。


  2.奖金和伴奏:提前3/7天和活动前2/5小时完成选择和购买。


  3.食物和酒:提前3-7天选择一份完整的菜单,或在酒店里送茶或菜单内容,其他所有都经过严格的质量检查。1-2小时,然后安排活动。


  4.必须安排至少一个人在用餐或喝茶的时候上菜,以保持餐桌干净并帮助客人获得食物。


  V.宣传推广


  1.提前选择媒体名单,提前邀请好的媒体记者,完成登记表。


  2.书面新闻稿应在媒体上登记和发布。


  3.收集图片当天或活动后第二天各种媒体发布的视频报道。


  4.准备活动总结。收集活动结束。


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