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活动策划中要怎样做好统筹安排

2021-08-24

  活动策划是一个系统工程,需要分配很多人一起工作来完成任务。在活动策划的过程中,要合理安排活动策划的流程,才能更好地推动活动的进度,让大家的工作更好、更合理。会议协调公司如何协调和管理活动?


  1.认真统筹安排活动


  所有的活动,无论大小,都有自己的过程和节奏。如果这些安排得好,这样的活动可以被认为是成功的。所有的细节都需要提前组织和准备。精心统筹安排活动是活动成功的前提,因为它能使人分清轻重缓急,把活动的结束时间和每项工作的时间要求安排得恰到好处。


  2.确保信息一致,文件版本统一


  随着活动的逐步开展,必要的变化不可避免,活动的要素可能会增加、减少或更新,时间要求可能会发生意想不到的变化。随着新情况的出现,供应商的要求和活动场馆的要求发生变化,你应该不断更新你的活动总体安排。需要注意的是,每次更改活动的整体安排时,都要标注更改的序号和日期,就像更改成本清单一样,这样可以清楚地知道自己是否使用了相同版本的活动整体安排依据。


  3.组织好,注意细节


  有序的组织和对细节的密切关注是组织活动成功的两个重要的因素。持续检查是必要的,以确保活动按计划有序进行。所有参与者——、公司客户、活动策划人和供应商——必须严格遵守合同中规定的指导方针。批准一个项目需要两个月,这可能导致主动项目管理的失败。如果活动安排得太匆忙,工作可能在后一刻仍未完成。比如你可能会花几个小时设计一个创新的邀请函,但如果邀请函不能及时送达打印邮寄,自然会对参会人员的出勤率造成灾难性的影响。因此,在做出开展活动的决定后,首先要做的一个步骤就是制定活动计划,这将作为活动整体安排的依据。


  4.按计划行事


  在对活动进行整体安排时,我们应该拿出一份日历,并在活动日期之前开始计划,明确何时完成和完成什么。有许多近乎失败的活动的例子。在一次活动中,活动时间表和标志在后一刻仍在更改,没有及时送到活动现场;在另一项活动中,活动时间表已经发送下来,宣传插页刚刚送达;在另一次活动中,当印有活动标志的t恤被带到现场时,其实是刚从服装厂生产线上滚下来的——包装盒,还散发着印花留下的蒸汽。这些细节都会让活动嘉宾觉得活动的组织没有章法。这一切只说明了一点:计划不周,协调不力。


  5.设定严格的截止日期


  在活动元素中一定要设置严格的截止日期,否则,你会突然领略到多米诺骨牌效应的威力。本来一件小事,就会产生难以想象的重大影响。在一次募捐活动中,组织者在后一刻决定改变座位安排顺序,导致检查时间不足。结果出现了很多漏洞和尴尬的场面:为两位赞助商安排了同一张桌子,结果不得不为他们安排另一张桌子,而重要的嘉宾却要站着等待。由于没有准备额外的桌布和装饰品,这张桌子不可避免地与其他桌子不同。如果你在后一刻改变座位安排,你将没有足够的时间来检查你对座位安排的调整。


  6.提前做好所有的基础工作


  一切都应该在与客户、供应商和一线计划人员的初步会议之前安排好。根据计划,预备会议应安排在设备搬进和安装之前,以便所有参与者有时间对相关细节进行检查,并找出一些本可以预见但由于后勤疏忽而导致的错误。你希望每个人都有一个良好的精神面貌,处于状态,充分发挥水平,成功协调和执行活动的每一个环节。你不希望他们在后一刻到处跑,去做本该做好的基础工作。


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